belajar pengelolaan arsip

PENGOLAHAN DATA KEARSIPAN SURAT MASUK DAN KELUAR PADA KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, ANAK, MASYARAKAT, DAN KELUARGA BERENCANA (BP2AMKB) PROVINSI KALIMANTAN  BARAT MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0

MAKALAH

DISUSUN OLEH :

1.DEBIYANTO                                            NIP : A10191642

2.FERONICA                                               NIP : A10191651

3.RANITA YULIANA                                 NIP : A10191675

DATA COMPUTER INFORMATIKA

PONTIANAK

2010/2011

PENGOLAHAN DATA KEARSIPAN SURAT MASUK DAN KELUAR PADA KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, ANAK, MASYARAKAT, DAN KELUARGA BERENCANA (BP2AMKB) PROVINSI KALIMANTAN  BARAT MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0

MAKALAH

Diajukan Untuk Menyelesaikan Salah Satu Syarat Dalam

Menyelesaikan Pendidikan Ahli Komputer Pada

Data Computer Informatika Pontianak

Jurusan Komputer Akuntansi

OLEH

1.DEBIYANTO                                            NIP : A10191642

2.FERONICA                                               NIP : A10191651

3.RANITA YULIANA                                 NIP : A10191675

DATA COMPUTER INFORMATIKA

PONTIANAK

2010/2011

PENGOLAHAN DATA KEARSIPAN SURAT MASUK DAN KELUAR PADA KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, ANAK, MASYARAKAT, DAN KELUARGA BERENCANA (BP2AMKB) PROVINSI KALIMANTAN  BARAT MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0

Tanggung Jawab Yuridis dan Material Pada :

1.DEBIYANTO                                            NIP : A10191642

2.FERONICA                                               NIP : A10191651

3.RANITA YULIANA                                 NIP : A10191675

Disetujui Oleh :

Pembimbing Teknik Penulisan                    Pembimbing Teknik Komputer

( Carolina,SE )                                   ( Kerubinus Cilin Sievandu,S.Kom)

Disetujui Oleh :

Direktur

(Cornelia,SE)

PENGOLAHAN DATA KEARSIPAN SURAT MASUK DAN KELUAR PADA KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, ANAK, MASYARAKAT, DAN KELUARGA BERENCANA (BP2AMKB) PROVINSI KALIMANTAN  BARAT MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0

Tanggung Jawab Yuridis dan Material Pada:

           

1.DEBIYANTO                                            NIP : A10191642

2.FERONICA                                               NIP : A10191651

3.RANITA YULIANA                                 NIP : A10191675

PENGGUJI  1                                               PENGGUJI  2

(                                               )                       (                                               )

KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis panjatkan Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas Rahmat dan Karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah yang berjudul “PENGOLAHAN DATA KEARSIPAN SURAT MASUK DAN KELUAR PDA KANTOR BADAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, ANAK, MASYARAKAT DAN KELUARGA BERENCANA (BP2AMKB) PROVINSI KALIMANTAN BARAT MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0”.

Tujuan penulis menyusun makalah ini adalah sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan  studi pendidikan di Data Computer Informatika cabang Pontianak, dan untuk menambah pengalaman serta wawasan penulis dalam bidang komputerisasi.

Walaupun dalam menyusun makalah ini penulis banyak hambatan, namun atas dukungan dan dorongan dari berbagai pihak, hambatan tersebut dapat teratasi.Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terim kasih pada :

1. Ibu Cornelia,SE.selaku Direktur Data Computer Informatika Pontianak

2. Bapak Kerubinus Cilin Sievandu,S.Kom selaku wakil bidang akademik Data Computer Informatika dan pembimbing teknik computer yang telah mengarahkan dan memberikan masukan-masukan dalam menyelesaikan makalah ini.

3. Ibu Carolina SE selaku pembimbing teknik penulisan makalah yang telah membimbing penulis dalam cara penulisan

4. Ibu Sri Jumiadin,M.Si selaku Kepala Badan BP2AMKB yang telah berkenan memberikan data kepada penulis.

5. Pihak BP2AMKB yang telah memberikan izin, kesempatan bagi penulis untuk melakukan praktek kerja lapangan (PKL) di areal kerjanya, serta memberikan data-data yang diperlukan.

6. Orang tua tercinta yang member dukungan moril serta materiil

7. Rekan-rekan yang telah banyak memberikan semangat serta masukan dalam penyusunan makalah ini, dan semua pihak yang ikut serta membantu dalam penyusunan makalah ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan makalah ini masih banyak kekurangan dan kesalahan, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih semoga makalah yang penulis buat ini dapat menambah wawasan dan bermanfaat bagi pembaca.

Pontianak, September 2011

Penulis

BAB.I

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Dalam dunia perkantoran mendengar yang namanya arsip sudah tentu tidak asing lagi,karena dalam setiap kantor pasti mempunyai yang namanya arsip.dalam penyusunan arsip tentu harus dengan ketelitian dan keteraruran yang optimal,agar dalam pencarian data atau berkas yang dibutuhkan tidak membutuhkan waktu yang begitu lama sehingga bisa lebih menghemat waktu dan tenaga pegawai itu sendiri.

Dalam sebuah kantor pasti mempunyai ruangan yang disebut dengan Ruang Tata Usaha (TU) diruang inilah tempat penyimpanan arsip-arsip itu.tempat penyimpanan arsip-arsip tersebut ada berbagai jenis seperti filling kabinet,hang map,tickler file,ordner,lemari arsip,microfilm,computer  dan lain  sebagainya.para pegawai TU inilah yang bertugas dalam menyusun dan membuat arsip .

Penggelolaan penyimpanan arsip juga dilakukan dengan berbagai macam cara ada yang dilakukan dengan cara pembukuan manual ada juga yang dilakukan dengan cara komputerisasi pada zaman sekarang ini kemajuan teknologi tentu mempengaruhi penggelolaan tersebut dengan adanya kemajuan teknologi juga tentu saja ada yang menghilangkan cara penggelolaan arsip yang lama dan tentu juga memunculkan cara yang baru.

        Dalam makalah ini penulis akan memaparkan cara penggelolaan arsip yang dilakukan oleh kantor Badan Pemberdayaan Perempuan, Anak, Masyarakat, dan Keluarga Berencana (BP2AMKB) Provinsi Kalimantan Barat dan akan melakukan penggolaan data surat masuk dan surat keluar kantor BP2AMKB Provinsi Kal-Bar dengan salah satu program yang penulis pelajari di Data Computer Informatika (D.C.I) Cab. Pontianak. Penulis juga akan membahas pentingnya penggelolaan data surat masuk dan surat keluar yang kemudian akan mempermudah penggelolaan surat-surat masuk dan keluar kantor.

B. Permasalahan

Adapun masalah yang akan penulis bahas dari latar belakang  tersebut di atas yaitu”Bagaimana penggolahaan data kearsipan surat masuk dan surat keluar pada kantor badan pemberdayaan perempuan, anak, masyarakat, dan keluarga berencana (BP2AMKB) dengan mengunakan Microsoft visual basic 6.0?”

C. Pembatasan Masalah

Agar penulisan tidak menyimpang dari pokok-pokok permasalahaan, maka penulis membatasi penulisan ini pada :

1. Bagaimana cara pengarsipan surat menyurat yang di lakukan kantor      BP2AMKB selama ini ?

2. Bagaimana cara membuat program untuk penggelolaan data surat masuk dan surat keluar pada kantor BP2AMKB menggunakan Microsoft visual basic 6.0 ?

D. Tujuan dan Manfaat Penulisan

1. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulis menyusun makalah ini adalah sebagai berikut:

a. Untuk mengetahui cara pengarsipan yang dilakukan oleh kantor BP2AMKB selama ini.

b. Untuk mengetahui bagaimana cara membuat program pengolahan kearsipan surat masuk dan surat keluar pada kantor BP2AMKB dengan menggunakan Microsoft visual basic 6.0.

2. Manfaat Penulisan

Manfaat dari penulisan makalah ini penulis terbagi menjadi 3 bagian,yaitu:

a.       Bagi Penulis

Bermanfaat untuk lebih mamahami cara pengolahan data kearsipan pada kantor BP2AMKB dan untuk manguji kemampuan atau keterampilan dalam pengelolaan data kearsipan pada sebuah kantor,serta sebagai syarat dalam studi di Data Computer Informatika Pontianak.

b.      Bagi BP2AMKB

Bermanfaat untuk memudahkan dalam pengelolaan data surat masuk dan keluar dan untuk menghemat tempat penyimpanan data-data tersebut.

c.       Bagi Pembaca

Bermanfaat untuk menambah pengetahuan dalam pengelolaan kearsipan pada kantor BP2AMKB dan untuk lebih memahami tentang kearsipan.  

E.Prosedur Pegumpulan Data

Adapun metode penulisan yang di gunakan penulis dalam adalah metode Diskriftif, metode Wawancara, dan metode Observasi.

1.      Metode diskriftif adalah metode yang menyajikan data secara apa adanya, oleh karena itu penulis akan mendiskrifsikan fakta-fakta yang di dapat penulis selama Praktek Kerja Lapangan (PKL) pada kantor Badan Pemberdayaan Perempuan, Anak, Masyarakat, dan Keluarga Berencana (BP2AMKB) Provinsi Kalimantan  Barat.

2.      Metode Wawancara adalah metode yang digunakan untuk memperoleh data dengan mengadakan wawancara dengan Narasumber. Jadi data-data yang disajikan adalah semua hasil yang di dapat dari wawancara dengan narasumber.     

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A.Gambaran Umum Tentang BP2AMKB

        Badan Pemberdayaan Perempuan, Anak, Masyarakat, dan Keluarga Berencana (BP2AMKB) Provinsi Kalimantan Barat dibentuk berdasarkan Perda Nomor 10 tahun 2008 tanggal 20 Oktober 2008 tentang Susunan Organisasi Perangkat Daerah. Lebih lanjut tugas dan fungsinya diatur dalam Pergub No.63 tahun 2008, tanggal 10 Nopember 2010 antara lain melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan daerah bersifat spesifik di bidang Pemberdayaan Perempuan, Pemberdayaan Masyarakat, Perlindungan Anak serta Keluarga Berencana. Khusus Pemberdayaan Perempuan Visinya adalah mewujudkan kesetaraan dan keadilan gender dan perlindungan anak, sedangkan misi bidang pemberdayaan perempuan antara lain meningkatkan kualitas hidup perempuan, menghapuskan segala bentuk kekerasan terhadap perempuan dan anak.

        Kantor BP2AMKB provinsi Kalimantan Barat beralamat di Jalan.Sultan Abdurrachman Nomor 101, Pontianak. BP2AMKB Provinsi Kalimantan Barat di Pimpin oleh Kepala Badan. Banyak sudah program dilaksanakan oleh BP2AMKB selama dibentuk. Misalnya Kegiatan Lomba Desa, Penyuluhan kepada masyarakat. Menanggulangi korban trafficking, dan penyuluhan tentang bahaya narkoba bagi kaum muda bangsa.

1.Struktur Organisasi Kantor BP2AMKB

Adapun Struktur Organisasi pada kantor BP2AMKB adalah sebagai berikut :

Kepala Badan

Kelompok JFT

Sekretaris Badan

Plt. Sub. Bag Umum & Aparatur

Sub. Bag Keuangan & Aset

Sub.Bag Renja & Monev

Kabid.Perlindungan Anak & KB

Kabid.Pemberdayaan Masyarakat

Kabid.Pemberdayaan Perempuan

Kasubid.Kelemb.& Pelatihan Masyarakat

Kasubid.Usaha Ekonomi Masyarakat & TTG

Kasubid.Penigkatan Kualitas Hidup Perempuan

Kasubid.Perlindungan Perempuan

Kasubid.Perlindungan Anak

Plt.Kasubid.Kesejahteraan Anak & KB

SRUKTUR ORGANISASI BADAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, ANAK, MASYARAKAT DAN KELUARGA  BERENCANA PROVINSI KALIMANTAN BARAT

Sumber : Kantor BP2AMKB

Uraian tugas

a.       Kepala Badan BP2AMKB

Kepala Badan mempunyai tugas melaksanakan tugas-tugas yang sudah ditentukan dalam Perda No 63 Tahun 2008, mengawasi kenerja sub-sub bagian, mengarahkan kepala-kepala bagian dalam melaksanakan tugas masing-masing, menyelenggarakan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan, memberikan pembinaan kepada pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugas, menjalankan tugas sebagai pimpinan.

b.      Sekretaris Badan

Sekretaris Badan mempunyai tugas mambantu Kepala Badan  dalam melaksanakan tugas sebagai kepala bagian, membantu memberikan pengarahan kepada pegawai dibawah sekretaris badan, mencatat segala kegiatan yang dilaksanakan BP2AMKB. Bidang-bidang yang ada dibawah sekretaris Badan adalah Plt. Sub. Bag Umum & Aparatur, Sub. Bag. Keuangan Aset, serta Sub. Bag Renja & monev .

c.   Kepala Sub Bagian Umum dan Aparatur sebagai berikut :

-Membantu Sekretaris Badan BP2AMKAB dibidang Umum dan Aparatur

-Melakukan urusan ketatausahaan BP2AMKB.

-Melakukan urusan rumah tangga BP2AMKB.

d. Kepala Sub Bagian Perencanaan Keuangan dan Aset

Kepala Sub Bagian Perencanaan Keuangan dan Aset mempunyai tugas antara lain

-Membantu Kepala Bagian Tata Usaha dibidang Perencanaan dan Keuangan Dinas Perhubungan

-Mempersiapkan dan melakukan koordinasi penyusunan Rencana Strategis (Renstra), Rencana Kerja (RENJA), dan Rencana Anggaran satuan Kerja (RASK) Dinas Perhubungan, dan sebagainya.

e. Kepala Bidang Pemberdayaan Perempuan.

         Membantu Kepala Badan dalam melaksanakan kebijakan teknis,  pembinaan dan penyusunan serta pengelolaan pemberdayaan perempuan. Bidang ini terdiri dari Kasubid. Kelembagaan & Pelatihan Masyarakat dan Kasubid. Usaha Ekonomi Masyarakat & TTG.

f. Kepala Bidang Perlindungan Anak & KB

           Kepala Bidang Perlindungan Anak & KB mempunyai tugas membantu Kepala Badan dalam menyelenggarakan kegiatan pembinaan pengawasan pemberdayaan anak dan KB. Bidang ini terdiri atas Kasubid. Peningkatan Kualitas Hidup Perempuan dan Kasubid Perlindungan Perempuan.

g. Kepala Bidang Pemberdayaan Masyarakat

           Kepala bidang pemberdayaan Masyarakat mempunyai tugas membantu Kepala Badan dalam melakukan analisa perkembangan masyarakat, budaya masyarakat, tingkah laku dan permberdayaan. Di bidang ini terdiri dari Kasubid. Perlindungan Anak dan Plt. Kasubid. Kesehjahteraan Anak & KB.

     B. Microsoft Visual Basic 6.0

1. Pengenalan Visual Basic

Basic adalah salah suatu development tools untuk membangun aplikasi dalam lingkungan windows. Dalam pengembangan aplikasi Visual Basic menggunakan pendekatan Visual unuk merancang user interface dalam bentuk form.Sedangkan untuk kodingnya mengunakan dialek bahasa Basic yang cenderung mudah dipelajari. Visual Basic telah menjadi tools yang terkenal bagi para pemula maupun para developer. Visual Basic adalah bahasa pemrograman berbasis Microsoft windows yang merupakan Object Oriented Programing (OOP), yaitu pemrograman berorientasi objek. Visual Basic menyediakan objek-objek yang sangat kuat, berguna dan mudah.

Dalam lingkungan windows, User interface sangat memegang peranan penting. Karena dalam pemakaian aplikasi yang kita buat.Pemakai senantiasa berinteraksi dengan user-interface tanpa menyadari bahwa dibelakangnya berjalan intruksi-intruksi program yang mendukung tampilan dan proses yan dilakukan.

Pada pemrograman Visual, pengembangan aplikasi dimulai dngan pembentukan user interface. Kemudian mengatur property dari objek-objek yang digunakan dalam user interface. Dan baru dilakukan penulisan kode program untuk menangani kejadian-kejadian. Tahap pengembangan aplikasi demikian dikenal dengan istilah pengembangan aplikasi dengan pendekatan bottom up.

2. Komponen Visual Basic

Adapun komponen yang ada di Visual Basic adalah sebagai berikut:

1.Project, adalah sekumpulan modul/program aplikasi itu sendiri.projek disimpan dalam file berxtension. Visual Basic Project biasanya berisi form-form.Ada tiga icon dalam projek :

            -View Code    : Tampilan jendela editor program

         -View Object  : Tampilan bentuk formulir

         -Togle folder   : Tampilan folder tempat pentimpanan file

Gambar 2.1: Project

2.Form, adalah objek yang dipakai untuk tempat bekerja program aplikasi.Di dalamnya tempat diletakkan objek-objek lainnya.Didalam form ada grid(garis titik-titik yang berguna untuk pengaturan letak).

Gambar 2.2:Form

3.Toolbox, adalah kotak alat berisis icon-icon atau komponen untuk memasukan objek tertentu kedalam form.

Gambar 2.3:Toolbox

4.Propertis, adalah untuk menentukan setting suatu objek, menentukan cara kerja dari objek saat program dijalankan missal warna, huruf dan lain-lain.

Gambar 2.4:Propertis

5.Kode Program, adalah serangkaian tulisan perintah yang akan dilaksanakan jika suatu objek dijalankan.

Gambar 2.5: Kode Program

3. Langkah-Langkah Membuka Program Microsoft Visual Basic

Adapun langkah-langkah untuk membuka program Visual Basic adalah sebagai berikut :

1.Klik Start - All program - Microsoft Visual Basic 6.0,tampilan yang muncul di layar seperti ini :

Gambar 2.6: Jendela Windows

2.Klik Microsoft Visual Basic 6.0, maka akan tampil dilayar seperti gambar berikut :

Gambar 2.7:Microsoft Visual Basic

3.Untuk membuat Form baru maka klik Open, dan dilayar akan tampil:

Gambar 2.8: Lembar Kerja Visual Basic

BAB III

PEMBAHASAN

A.Cara Pengarsipan Surat Menyurat pada Kantor BP2AMKB

NO URUT	NO SURAT	TANGGAL SURAT	TUJUAN SURAT	PERIHAL
1	110/BP2AMKB/IX/PM/2011	12 Juni 2011	Sekda	Pengajuaan Proposal Lomba Desa
2	111/BP2AMKB/X/PM/2011	12 Juni 2011	Gubernur Kalbar	Rapat Koordinasi Lomba Desa
3	112/BP2AMKB/XI/PA/2011	14 Juni 2011	Bupati Sintang	Pengadaan Imunisasi Gratis
4	113/BP2AMKB/XII/PP/2011	15 Juni 2011	DPRD Provinsi	Undangan Rapat Pembentukan Badan Penanggulangan Travfikicng
5	113/BP2AMKB/XII/PP/2011	16 Juni 2011	Kepala Sekolah SMK Pembangunan Rasau Jaya	Seminar Bahaya Penyalahgunaan Narkoba

Pada kantor BP2AMKB cara pengarsipan yang dilakukan dengan berbagai cara.Salah satunya dengan pengagendaan surat yang masuk dan pengagendaan surat keluar.Surat-surat tersebut diagendakan pada sebuah buku dengan format seperti yang terlihat pada gambar berikut :

Agenda Surat Keluar

Agenda Surat Masuk

NO URUT	NO SURAT	TANGGAL KELUA	ASAL SURAT	PERIHAL
1	001/SEKDA/IX/ADM/2011	16 Juli 2011	Sekda	Undangan Rapat Koordinasi Lomba Desa
2	002/DISPEN/X/ADM/TU/2011	17 Septembar 2011	Dinas Pendidikan	Penyuluhan Bahaya Narkoba
3	003/BUPATI/XI/ADM/2011	29 Agustus 2011	Bupati Sintang	Penggajuan  Untuk Ikut Lomba Desa
4	004/SMK.P/XII/TU/2011	30 Juni 2011	Kepala Sekolah SMANSA Rasau Jaya	Lomba Cerdas Cermat
5	005/GUBERNUR/XIII/ADM/2011	7 Juli 2011	Gubernur KalBar	Penggadaan Lomba Desa

Jika ada surat masuk datang akan diterima oleh pegawai piket kemudian pegawai piket menandatangani buku catatan surat, kemudian  surat tersebut ditandatangani oleh Staf TU dalam buku penerimaan surat masuk sebagai bukti tanda terima. Surat tersebut di bukukan pada agenda surat masuk yang ada di TU, setelah itu surat tersebut diberikan kepada bidang atau pihak yang dituju dengan menyisipkan disposisi surat.                                      Jadi dengan demikian pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada BP2AMKB dilakukan dengan cara pembukuan manual atau tanpa system komputerisasi. Untuk pengolahan surat-surat tersebut penulis membutuhkan data seperti berikut :                      

a. No Urut             : Untuk mencatat nomor urut surat yang masuk atau keluar

b. No Surat            : Untuk mencatat nomor surat yang masuk atau keluar

c. Tanggal Keluar : Untuk mencatat tanggal surat yang keluar

d.Tujuan Surat: Untuk mencatat  surat keluar di tujukan kepada siapa atau     instansi apa

e. Tanggal Masuk : Untuk memcatat tanggal masuknya surat

f. Asal Surat : Untuk mencatat Surat yang masuk dari siapa atau instansi apa

g. Perihal:Untuk mencatat isi surat yang masuk atau keluar

B. Langkah-Langkah Membuat Pogram Surat-Menyurat Pada Kantor BP2AMKB Dengan Visual Basic

      Sebelum anda membuat database,anda harus membuat project terlebih dahulu. Project merupakan sekumpulan modul/program aplikasi itun sendiri,yang disimpan dalam file yang bereextension VBP dan langkah-langkah pembuatan proaram kita adalah sebagai berikut:

1. pembuatan Project

2. pembuatan database

3. pembuatan form

4. pembuatan data environment

5. pembuatan data report

   Adapun langkah-langkah adalah sebagai berikut:

   a. Pembuatan project

   1. Klik Start-All Program-Microsoft Visual Basic 6.0, Seperti tampilan dibawah ini.

Gambar 3.1:Jendela Windows

2. Setelah keluar tampilan seperti di bawah ini,maka Klik Open dan project kita sudah siap di isi.

Gambar 3.2:Pembuatan project

b.      Pembuatan DataBase

     Untuk Pembuatan database kita menggunakan Microsoft office Access 2007 dengan langkah sebagai berikut:

1.      Klik Start-All program-Microsoft Office-Microsoft Office Access 2007 seperti tampilan dibawah ini.

Gambar 3.3:Jendela Windows

2.      Setelah kita memilih Microsoft Office Access 2007,maka akan muncul tampilan seperti ini.

Gambar 3.4:Jendela Tampilan Micorsoft Office Access 2007

3. Kemudian pilih Blank Document,simpan database kita dengan nama DbSurat_Masuk_ Create

4. Pilih Create-Table design, dan isikan data-data berikut:No Urut, No Surat,  Tanggal Masuk, Asal Surat, Perihal

         Seperti gambar berikut ini

Gambar 3.5:Tabel Surat Masuk dan keluar

         Untuk pembuatan DataBase Surat Keluar juga dilakukan dengan cara yang sama yaitu seperti table berikut :

Gambar 3.6 : Tabel surat keluar
komponenhidup.blogspot.com

3. Pembuatan Form

Langkah-langkah pembuatan form

   Untuk membuat Form terlebihdahulu kita buka Project yang telah kita simpan,yaitu dengan membuka pogram Microsoft Visual Basic 6.0. Klik Start-All Program-Microsoft Visual Basic 6.0, kemudian Pilih Open dan buka File Isikan data-data label untuk surat masuk seperti berikut: No Urut, No Surat, Tanggal Masuk, Asal Surat, Perihal. Seperti gambar dibawah ini.

Gambar 3.7 : Form surat masuk

         Isikan data-data Commond seperti berikut: SuratMasuk, Surat, Simpan, Hapus, Cetak Laporan, Edit, Batal, dan Keluar. Dan untuk form surat keluar diisi dengan data-data sebagai berikut, No Urut, No Surat, Tanggal keluar, tujuan surat, perihal. Serta data-data commondnya sama dengan form surat masuk. Seperti gambar dibawah ini:

Gambar 3.8 : Form surat keluar

4. Pembuatan Data environment

Untuk membuat Data Enviroment,langkah-langkah yang harus kita lakukan adalah sebagai berikut:

Klik Project-Add Data Enviroment,maka akan tampil dilayar seperti yang gambar dibawah ini.  

Gambar 3.9 : Data Enviroment

Untuk menghubungkan Data Enviromentkita harus mengatur propertinya.Yaitu sebagai berikut:

1. Klik Conection source-Provider=Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider-Db_Surat_Masuk

2. Add Command(Surat)-Klik Properti-Connection(Connection1)(Command Name)Surat-DatabaseObject(Table)-Object Name(Tbl_Surat_masuk)-Apply-Ok

5.Pembuatan Data Report

            Klik Project-Add DataReport(Isi data-data seperti pada form yang sudah ada). Untuk propertinya Data Member(Surat),Data Source(Data Enviroment).Seperti gambar di bawah ini.

Gambar 3.10:Data Report Surat Masuk

Gambar 3.11 : Data Report Surat Keluar

C.Cara Menjalankan Program Yang Telah Dibuat

        Unutk menjalakan program yang sudah selesai dibuat maka kita harus membuka file program kita.Setelah Visual Basic kita tampil,buka file project yang telah kita simpan dan kemudian buka form-form yang ada.Setelah itu Klik Start pada menu toolbar yang ada.Maka akan muncul tampilan seperti berikut:

Gambar.3.12: Form Surat keluar

        Setelah Form surat masuk tampil,klik Start maka akan tampil Form Data Pengolahan Surata Masuk BP2AMKB, seperti gambar dibawah ini.

Gambar 3.13:Hasil Form Data Pengolahan Surat Masuk

Jika kita ingin menampilkan Menu Laporan Data-Data tersebut maka kita klik Cetak Laporan.dan akan tampil sebagai berikut:

Gambar 3.14:Laporan Surat Keluar

Untuk keluar dari program kita, cukup dengan mengklik Keluar pada menu utama dengan begitu kita sudah keluar dari program kita.

BAB IV

PENUTUP

A.Kesimpulan

        Dari pembahasan pada bab sebelumnya, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Cara pengarsipan surat masuk dan surat keluar kantor BP2AMKB selama ini adalah dengan mengagendakan surat-surat tersebut pada sebuah buku. Proses pengarsipan tersebut dilakukan dengan proses yang dimulai dari meja piket kemudian diberikan kepada pegawai TU dan kemudian pegawai TU memberikan surat tersebut diberikan kepada bidang atau pihak BP2AMKB yang dituju oleh pengirim. Surat tersebut tentu saja sudah di agendakan di TU.

2.     Dengan disusunnya makalah ini penulis mencoba mengolah data surat-surat yang ada dikantor BP2AMKB dengan menggunakan Microsoft Visual Basic.Dengan begitu pengolahan data surat yang ada di kantor BP2AMKB bisa menggunakan komputerisasi, dengan menggunakan program yang penulis buat.

B. Saran-saran

   Sesuai dengan masalah yang diselesaikan dan dengan adanya masalah yang ditentukan pada saat menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 maka penulis memberikan saran kepada pamakai Microsoft Visual Basic 6.0 agar dapat kiranya memperhatikan hal-hal sebagai berikut

a. Disarankan kapada para pemakai Microsoft Visual Basic agar dapat  mangikuti tata cara panggunaan Microsoft Visual Basic dengan semetinya agar pogram yang dijalankan tidak mengalami  gangguan

b. Dalam menyusun data harus diperinci dan benar, serta data tersebut dapat memberikan informasi yang dibutuhkan

c. Dalam pembuatan pogram  pengolahan data surat masuk dan surat keluar, kita harus lebih teliti agar pogram yang kita buat dapat bekerja secara maksimal

d. Dalam menyusun makalah ini kita harus memperhatikan aturan-aturan penulisan berdasarkan pedoman penulisan makalah

Dalam penyusunan makalah ini mungkin banyak terdapat kesalahan dalam penulisan kata-kata ataupun data-data yang di sajikan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran da ri para pembaca untuk lebih memahami apa yang disajikan untuk memperbaiki penyusunan makalah ini